香港公司公证迎重大调整：董事需到港面签，弹性安排全面收紧

中国委托公证人协会有限公司于2026年3月20日发布了《通告第1599号》，针对香港公司获取公证中，“获授权人士”代为签署公司决议文件的操作方式做出重大修订，且通告自发布日起即日生效，无过渡期安排。

本次政策调整的核心是：严格限制“获授权人士”签署书面确认的适用范围，过往较为常见的“董事因故无法亲临，由获授权人士代签”或“视频见证”等方式，即日起不再普遍适用，旨在防范不法分子利用该机制骗取公证文书。

01 新规重点解读

仅五类机构可沿用“获授权人士”签署安排

目前，仅有以下五类机构的受雇职员，仍可通过“获授权人士”在委托公证人面前签署书面确认的方式办理公证：

• 香港法定机构；

• 香港持牌银行；

• 香港持牌保险公司；

• 香港持牌证券公司；

• 香港交易所的上市公司。

*注：获授权人士必须为该机构的受雇职员，并在文件中载明其职衔。

其他机构／公司须事先申请特别批准

若贵公司不属于上述五类机构，仍希望以“获授权人士”签署的方式办理涉及董事／股东决议文件（如《公司董事／股东决议证明》、《委托（授权）书》等）的公证，程序将发生根本性变化：

委托公证人必须先致函「中国法律服务（香港）有限公司」（下称「中法」）提出申请，充分说明理由、实际需要，并提交对文件真实性的审查步骤。经「中法」与协会共同审议并批准后，方可办理。

换言之，未经事先申请并获批，将无法再以“获授权人士”代签的方式完成该类公证。

02 对您可能产生的影响

1.面签要求回归

对于多数普通香港公司（非上市公司、非持牌金融机构等），若需办理香港公司文件、董事会决议、股东决议或委托书公证，原则上应由董事或股东亲临委托公证人面前签署文件。过往“视频见证”或“获授权人士代签”的弹性安排已全面收紧。

2.办理时间延长

若确实存在特殊情况需申请使用“获授权人士”签署，必须先经过额外的申请与审批流程，公证办理周期将显著延长。

3.审查标准提高

委托公证人将对“获授权人士”的身份、授权真实性及文件背景进行更为严格的审查，以杜绝假冒风险。

03 我们的建议

为确保您的香港公司公证事项顺利推进，避免因政策变化影响交易或项目进度，我们建议您：如条件允许，请优先安排相关决策人士亲赴香港，在委托公证人面前完成面签；如确有困难需申请“获授权人士”代签，请务必提前与我们联系，以便我们协助准备申请文件，并预留充足的审批时间。

我们也将密切关注协会及中法后续的实务操作指引，及时向您同步相关信息。如您对上述变化有任何疑问，或正在进行的公证事项可能受到影响，欢迎随时与我们联系，我们将为您提供具体的应对建议。

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